Der Umzug eines Büros oder Rechenzentrums ist weitaus komplizierter und schwieriger als der Umzug einer Wohnung. Dies liegt daran, dass unternehmenskritische Informationen an jedem Durchgangspunkt einem Risiko ausgesetzt sind, was Datenschutzverletzungen innerhalb des Unternehmens Tür und Tor öffnet. Büroumzüge können verheerende Folgen für Ihr Unternehmen haben, wenn sie nicht richtig gehandhabt werden.
Sie sollten ein professionelles Büroumzugsunternehmen beauftragen, das alle Bundes- und Landesgesetze zur Verwaltung von Aufzeichnungen einhält. Diese Unternehmen können Ihnen dabei helfen, Büros mit sicheren Verfahren zu verlegen und das Risiko und die Haftung einer Datenschutzverletzung zu begrenzen. Selbst mit Hilfe dieser professionellen Büroumzüge müssen Sie vor dem Umzug noch Schritte unternehmen, um Ihre sensiblen Daten und Ihr Unternehmen zu schützen.
Wählen Sie Projektmanager
Bei einem Büroumzug ist es sehr wichtig, ein Teammitglied zu bestimmen, das den gesamten Umzug überwacht. Diese erfahrene und sachkundige Person kann bei der Vorplanung helfen, sich mit den Unternehmen der Umzugsfirma Landshut koordinieren und alle auftretenden Umzugsprobleme lösen.
Befreien Sie sich von veralteten Technik- und Büromaterialien
Bringen Sie keine alten, ungenutzten Technologien, Geräte und Büromöbel an einen neuen Ort. Gehen Sie im Büro herum und suchen Sie nach unerwünschten Netzwerkgeräten, Computern, Druckern, Telefonen, Möbeln und Kopierern, die entsorgt oder gespendet werden können. Ihr Büroumzugsunternehmen kann einen Entsorgungsservice anbieten, um Gegenstände für Sie zu entfernen und zu entsorgen.
Verwenden Sie eine sichere Verwaltungskette
Auch vertrauliche Geschäfts-, Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten müssen sicher und intelligent transportiert werden. Eine sichere Verwaltungskette ermöglicht die Verlagerung aller Papierdokumente und Dateien im Büro ohne das Risiko eines Datenlecks.
Professionelle Büroumzugsunternehmen machen Umzüge so effizient wie möglich und verwenden während des gesamten Umzugs branchenführende Governance-Protokolle. Diese Verfahren umfassen das Verbringen der Aufzeichnungen in eine Gondel, die in Plastik mit einem Sicherheitssiegel verpackt ist, und die Genehmigung, dass nur eine Person das Siegel durchtrennt.
Bewahren Sie alte Schallplatten mit Bedacht auf
Veraltete Aufzeichnungen stellen ein hohes Risiko von Datenlecks dar, da Unternehmen nicht viel Wert auf den Schutz veralteter oder unerwünschter Aufzeichnungen legen. Aufzeichnungen mit Kundendaten oder Unternehmensinformationen setzen Ihr Unternehmen jedoch einem erheblichen Risiko aus. Am besten arbeiten Sie mit einem Büroumzugsunternehmen zusammen, das auch über sichere Aufzeichnungseinrichtungen verfügt. Sie können Umzugskosten und Platz am neuen Standort sparen und dabei das Risiko von Datenlecks verringern.
Mieten Sie den richtigen Büroumzug
Es gibt einen großen Unterschied zwischen der Beauftragung eines erfahrenen Büroumzugsunternehmens und der Beauftragung eines regulären Umzugsunternehmens, das nicht auf gewerbliche Umzüge spezialisiert ist. Wir empfehlen, einen qualifizierten Büroumzug mit Erfahrung im Daten- und Archivmanagement einzustellen, um Ihre digitalen und Papierakten während Ihres Umzugs zu schützen.
Professionelle Umzugsunternehmen gestalten den Umzugsprozess so reibungslos wie möglich, damit Ihr Unternehmen nach dem Umzug schnell wieder einsatzbereit ist. Hier sind ein paar Dinge, die Sie überprüfen sollten, bevor Sie eine Büroumzugsfirma beauftragen:
• Erfahrung im Umgang mit Aufzeichnungen
• Speicher- und Vernichtungsfunktion für Aufzeichnungen
• Sicheres Verfahren zur Übertragung der Managementkette
• Spezielle Paletten und Materialien, die IT- und Bürogeräte sicher und zuverlässig transportieren.
• Unterstützung bei der Eingewöhnung an einem neuen Standort mit verwalteten Umzugsdiensten und Wiederanschlusshilfe.
• Mitarbeiter, die umfassende Zuverlässigkeitsüberprüfungen durchlaufen haben und in der Komplexität von Büroumzügen und Aktenübertragungen geschult sind.
• Erfüllt alle Bundes- und Landesvorschriften
Wenn Ihr Unternehmen einen Büroumzug plant, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie komplex der Prozess ist und wie wichtig es ist, Ihre wichtigen Daten einem seriösen Umzugsunternehmen anzuvertrauen. Sie werden nur mit seriösen Büroumzugsunternehmen zusammenarbeiten wollen, die Best Practices und modernste Ausrüstung verwenden.