Der Umzug Ihres Büros oder Rechenzentrums ist weitaus komplexer und anspruchsvoller als der Umzug Ihres Wohnsitzes. Dies liegt daran, dass geschäftskritische Informationen an jedem Punkt des Umzugs gefährdet sind, was die Tür für Datenschutzverletzungen in Ihrem Unternehmen öffnet. Wenn ein Büroumzug nicht angemessen gehandhabt wird, kann Ihr Unternehmen überwältigende Konsequenzen haben.

Stellen Sie sicher, dass Sie ein professionelles Büro umzugsunternehmen verwenden, das alle Bundes- und Landesgesetze zur Aktenverwaltung einhält. Diese Unternehmen können Ihnen dabei helfen, Ihr Büro mit sicheren Verfahren zu verlegen und die Risiken und Haftungen einer Datenschutzverletzung zu begrenzen. Auch mit Hilfe dieser professionellen Büroumzüge müssen Sie vor dem Umzug noch einige Schritte unternehmen, um Ihre sensiblen Daten und Ihr Unternehmen zu schützen.

Wählen Sie einen Projektmanager

Die Zuweisung eines Teammitglieds zur Überwachung des gesamten Umzugs ist während Ihres Büroumzugs von entscheidender Bedeutung. Diese erfahrene und sachkundige Person kann bei der Vorplanung helfen, sich mit dem Umzugsunternehmen koordinieren und eventuell auftretende Umzugsprobleme lösen.

Eliminieren Sie veraltete Technologie und Büroartikel

Vermeiden Sie es, alte Technik, Geräte und Büromöbel, die Sie nicht verwenden, an den neuen Standort zu verlegen. Gehen Sie durch Ihr Büro und suchen Sie nach unerwünschten Netzwerkgeräten, Computern, Druckern, Telefonen, Möbeln und Kopierern, die zerstört oder gespendet werden können. Möglicherweise verfügt Ihr Büroumzugsunternehmen über einen Entsorgungsdienst, der die Gegenstände für Sie entfernen und entsorgen kann.

Verwenden Sie eine sichere Chain of Custody

Ihre vertraulichen Geschäfts-, Kunden-, Lieferanten- und Mitarbeiterdaten müssen ebenfalls sicher und intelligent übertragen werden. Eine sichere Chain-of-Custody stellt sicher, dass alle Papierdokumente und Dateien in Ihrem Büro ohne das Risiko einer Datenschutzverletzung verschoben werden.

Ein professionelles Büroumzugsunternehmen wird während des gesamten Umzugs branchenführende Chain-of-Custody-Protokolle verwenden und Ihren Umzug dennoch so effizient wie möglich gestalten. Zu diesen Verfahren gehören das Bewegen Ihrer Unterlagen mit Gondeln, die in Plastik mit Sicherheitssiegeln eingewickelt sind, und die Erteilung der Befugnis, das Siegel an nur eine Person zu schneiden.

Alte Schallplatten mit Bedacht aufbewahren

Alte Datensätze sind einem hohen Risiko für Datenschutzverletzungen ausgesetzt, da Unternehmen selten so viel Wert auf den Schutz veralteter oder unerwünschter Datensätze legen. Jeder Datensatz, der Kundendaten oder Unternehmensinformationen enthält, birgt jedoch ein erhebliches Risiko für Ihr Unternehmen. Am besten arbeiten Sie mit einem Büroumzugsunternehmen zusammen, das auch über einen sicheren Aufbewahrungsort für Aufzeichnungen verfügt. Sie sparen Umzugskosten und Platz am neuen Standort und können dabei Ihr Risiko für Datenschutzverletzungen reduzieren.

Mieten Sie den richtigen Büroumzug

Es gibt einen großen Unterschied zwischen einem erfahrenen Büro umzugsunternehmen und einem normalen Umzugsunternehmen, das sich nicht auf gewerbliche Umzüge spezialisiert hat. Sie möchten einen qualifizierten Büroumzug mit Erfahrung in der Daten- und Aktenverwaltung einstellen, um Ihre digitalen und Papierakten während des Umzugs zu sichern.

Ein professioneller Büroumzug gestaltet den Umzugsprozess so reibungslos wie möglich, sodass Ihr Unternehmen nach dem Umzug schnell wieder einsatzbereit ist. Einige Dinge, die Sie beachten sollten, bevor Sie ein Büroumzugsunternehmen beauftragen, sind:

• Erfahrung in der Aktenverwaltung
• Speicher- und Vernichtungsfunktionen für Aufzeichnungen
• Sichere Chain-of-Custody-Umzugsverfahren
• Spezialpaletten und Materialien, die IT- und Bürogeräte sicher und sicher transportieren
• Verwaltete Umzugsdienste und Unterstützung beim Wiederverbinden, um Sie bei der Einrichtung am neuen Standort zu unterstützen
• Mitarbeiter, die umfangreichen Hintergrundprüfungen unterzogen wurden und in den Feinheiten von Büroumzügen und Aktenumzügen geschult sind
• Einhaltung aller Bundes- und Landesvorschriften, einschließlich HIPAA

Wenn Ihr Unternehmen einen Büroumzug plant, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie komplex der Prozess ist und wie wichtig es ist, Ihre sensiblen Daten in die Hände eines Umzugsunternehmens zu legen, dem Sie vertrauen können. Sie möchten nur mit einem seriösen Büroumzugsunternehmen zusammenarbeiten, das Best Practices und modernste Ausrüstung verwendet.